A legtöbb vállalatnál nem az információ hiányzik. Hanem a közös tudás.
Egy új munkatárs érkezésekor a HR csapat gyakran ugyanazzal a kihívással szembesül:
a szükséges információk léteznek, de szétszórva.
A belépő kolléga kérdései ismerősek:
- Hol találom a home office szabályzatot?
- Mennyi a próbaidő pontos hossza?
- Hogyan működik a szabadságigénylés?
- Ki hagyja jóvá a költségelszámolást?
- Hol található a munkavédelmi dokumentáció?
A válaszok rendszerint több helyen találhatók meg:
- SharePoint mappákban,
- PDF dokumentumokban,
- intraneten,
- e-mail mellékletekben,
- vagy egyszerűen egy tapasztalt kolléga fejében.
Miközben a HR csapat folyamatosan ugyanazokat a kérdéseket válaszolja meg újra és újra.
A vállalati tudás egyik legnagyobb része nincs dokumentálva
Sok szervezet úgy gondolja, hogy rendelkezik megfelelő dokumentációval.
Valójában azonban a működés jelentős része informális tudásra épül.
„Így szoktuk csinálni.”
„Erről kérdezd Évát.”
„Van róla egy régi dokumentum valahol.”
Ez a tudás addig működik, amíg mindenki elérhető.
De amikor:
- nő a létszám,
- új telephely nyílik,
- távmunkában dolgoznak a kollégák,
- vagy kulcsemberek távoznak,
a szervezet gyorsan szembesül a tudásvesztés problémájával.
Az onboarding valójában tudásátadás
A sikeres onboarding nem dokumentumok átadásáról szól.
Hanem arról, hogy az új kolléga mennyi idő alatt válik önállóvá.
Ehhez nem elegendő egy mappa több száz oldalas szabályzattal.
A munkatársaknak gyors válaszokra van szükségük.
Például:
„Mikor igényelhetek éves egészségügyi szűrést?”
vagy
„Milyen folyamat szerint kell új beszállítót rögzíteni?”
A Cognexa lehetővé teszi, hogy a munkatársak természetes nyelven kérdezzenek a vállalat belső dokumentumaiból.
A rendszer másodpercek alatt megtalálja a releváns információt, és megjelöli annak pontos forrását.
Egyetlen tudásbázis HR, vezetők és munkatársak számára
A HR osztály számára az egyik legnagyobb kihívás a következetesség.
Minden szabályzatnak, folyamatnak és irányelvnek ugyanazt kell jelentenie minden munkatárs számára.
A Cognexa központi tudásbázist épít a vállalat dokumentumaiból:
- HR szabályzatok
- onboarding anyagok
- munkavédelmi dokumentáció
- juttatási szabályok
- belső folyamatleírások
- szervezeti irányelvek
A kollégák ugyanabból a tudásforrásból kapják meg a válaszokat.
Ez csökkenti a félreértéseket és növeli a működési egységességet.
Kevesebb adminisztráció, több értékteremtő HR munka
A HR szakemberek idejének jelentős részét ismétlődő kérdések kezelése tölti ki.
Minden megválaszolt kérdés önmagában csak néhány perc.
Összességében azonban havonta több munkaórát is felemészthet.
A Cognexa nem a HR csapat helyett dolgozik.
Hanem leveszi róluk az ismétlődő információátadás terhét.
Így több idő marad:
- tehetségmenedzsmentre,
- szervezetfejlesztésre,
- munkavállalói élményre,
- stratégiai HR feladatokra.
Biztonságos működés vállalati környezetben
A HR dokumentumok gyakran érzékeny információkat tartalmaznak.
Ezért különösen fontos, hogy az adatok megfelelő védelem mellett legyenek kezelve.
A Cognexa saját szerveren futtatható (on-premise) megoldásként is elérhető.
Ez biztosítja, hogy:
- a dokumentumok a vállalat infrastruktúráján belül maradjanak,
- az AI használata kontrollálható legyen,
- megfeleljen a GDPR követelményeinek,
- az érzékeny HR adatok ne kerüljenek külső rendszerekbe.
A modern onboarding nem dokumentumcsomag. Hanem azonnali tudáselérés.
A munkavállalók ma ugyanazt várják el a munkahelyen, mint a hétköznapokban:
gyors, pontos és könnyen elérhető információkat.
A vállalati tudás nem attól értékes, hogy dokumentálva van.
Hanem attól, hogy a megfelelő pillanatban elérhető.
A Cognexa ebben segít.
Összeköti a vállalat dokumentumait, folyamatait és tudását egyetlen intelligens rendszerben.
Az Ön dokumentumai. Az Ön szerverén. AI, amelynek megbízhat.
